Outlook: 8 trucchi per usare al meglio il client di posta di Microsoft

Outlook: 8 trucchi per usare al meglio il client di posta di Microsoft

Molto usato nel mondo degli affari, Microsoft Outlook è un all-in-one per gestire email, calendario e contatti. Ecco i nostri migliori 8 trucchi e suggerimenti per adattare il client di posta di Microsoft Office ai tuoi bisogni.

A lavoro, posta elettronica fa quasi sempre rima con Outlook. Milioni di lavoratori utilizzano quotidianamente questo software per ricevere, ordinare e inviare email. Se anche tu lo usi regolarmente, questo elenco di suggerimenti speciali per Outlook farà al caso tuo.

Tutti i test sono stati eseguiti con Microsoft Outlook 2013. Se utilizzi una versione precedente di Outlook, è possibile che qualche menu o trucco sia leggermente diverso.

Visualizza il calendario di Outlook come wallpaper

Outlook on the Desktop è un software aggiuntivo molto utile. Ti permetterà di visualizzare il tuo calendario Outlook sul desktop di Windows, aggiornato in tempo reale. Per installare il programma è necessario riavviare il computer.

Oltre ad essere trasparente, l’utility Ootd consente di modificare la visualizzazione del calendario. È possibile impostare il programma sul giorno corrente, la settimana o il mese.

Outlook on the desktop

Incolla il testo dagli appunti in una nuova email

A volte le cose più semplici sono le più efficaci. Lo sapevi che è possibile incollare tutti i tuoi appunti in un nuovo messaggio con un semplice Ctrl+V?

Se vuoi inviare un pezzo di una pagina web o un documento di Word, è sufficiente copiare il testo da inviare, fare click destro su Copia, o esegui la combinazione Ctrl+C, tornare su Microsoft Outlook e digitare Ctrl+V .

Risultato: una nuova email verrà creata automaticamente. Toccherà a te completarla con l’aggiunta di uno o più destinatari.

Vai in vacanza? Non dimenticare la risposta automatica!

Vai in vacanza o parti per un week-end lungo e vuoi avvertire la clientela della tua assenza? Il modo più semplice è quello di creare una risposta automatica a tutte le email che ricevi sul tuo indirizzo di lavoro. Ecco cosa fare:

Clicca su File e poi, nelle opzioni a destra dello schermo, clicca su Automatic Replies (Out of Office).

Outlook Automatic replies menu

È qui che potrai comunicare a tutte le persone che ti inviano una email che non sarai in ufficio per tot giorni. Ricordati di menzionare una persona da contattare in caso di emergenza.

Outlook Automatic replies

Microsoft Outlook consente di aggiungere due messaggi differenti: il primo per i tuoi colleghi e il secondo per tutto il personale e i clienti esterni.

Ordina rapidamente i tuoi messaggi di posta elettronica con vari parametri

Ecco un altro trucco elementare, ma che potrebbe semplificare molto la ricerca tra i tuoi messaggi di posta elettronica. Consideriamo il seguente caso: conosci l’autore del messaggio, ti ricordi anche che l’email era lunga, ma hai dimenticato la data esatta di invio.

Inizia classificando la tua lista di email facendo click su From. Quindi, tieni premuto il tasto Shift prima di fare click sulla colonna Size, per ordinare i messaggi del contatto per dimensione. In questo modo, troverai tra i primi risultati le email più pesanti inviate da una particolare persona.

Usa al massimo la ricerca avanzata di Outlook

Molto potente e sottovalutata, la funzione di ricerca avanzata di Outlook è la soluzione efficace nel caso in cui, con uno screening o una ricerca iniziale, non sia riuscito a trovare un’email perduta.

Per accedere, bisogna prima fare click sulla casella di ricerca situata sopra l’elenco dei messaggi di posta elettronica. Dopo che il riquadro Search appare sulla barra multifunzione di Office, clicca su Advanced find. Per arrivare allo stesso menu, potrai usare anche il collegamento Ctlr+Maiusc+F.

Outlook Advanced find

Puoi basare la tua ricerca su quasi tutti i parametri a disposizione. Esempio: non ricordi la data di invio, o il destinatario, ma solo la parola Volkswagen nel corpo dell’email e il fatto di averla ricevuta meno di un mese fa. Ecco allora come impostare i parametri per la ricerca.

Outlook Advanced find messages

I risultati vengono visualizzati automaticamente nella parte inferiore della finestra. Esplora a fondo tutti i parametri proposti per padroneggiare questo strumento fondamentale di Outlook.

Riduci lo spazio sul disco attivando l’opzione Compact Now

Sei a corto di spazio sul disco rigido del PC? Con Outlook, c’è una soluzione semplice per ridurre le dimensioni dei fileCompact now. Per accedere, clicca su File, poi su Account settings e infine di nuovo su Account settings.

Outlook account settings

Sulla nuova schermata, seleziona la scheda Data Files Outlook Data File, riconoscibile per la sua estensione OST. Un click su Settings e quindi applica la compressione premendo su Compact now.

Outlook Compact

Ordina rapidamente la maggior parte dei messaggi di posta elettronica con le regole

Per tenere sotto controllo tutta la posta, soprattutto se ricevi centinaia di messaggi al giorno, per automatizzare l’elaborazione di posta in arrivo e per inserire automaticamente alcuni messaggi di posta elettronica in una cartella separata, è indispensabile padroneggiare le regole di Outlook.

Facciamo un esempio comune: le email di notifica di Facebook sono tante e vuoi che vadano in automatico in una cartella specifica. Vai al menu per creare una nuova regola. Clicca su File in alto a sinistra, successivamente su Info ed infine su Rules and Alerts. Viene visualizzata una nuova schermata; fai click su New rule, premi OK per confermare.

Outlook New rule

Nella schermata successiva, mantieni il parametro Move messages from someone to a folder e clicca su Next e su From people or public group. Clicca, nella parte inferiore della finestra, su People or public group, per aggiungere una parte dell’indirizzo email con il quale Facebook invia tutte le notifiche, cioè @facebookmail.com.

Adesso crea un nuovo contatto con l’indirizzo e scegli la cartella sulla quale verranno inviate tutte queste email. Puoi crearne una nuova e chiamarla Facebook Notifications.

Outlook Rule Facebook

Per ultimo, premi il tasto Finish per applicare lo smistamento automatico delle email. Con questo metodo, puoi creare tutte le regole che vuoi.

Posticipa l’invio delle email

Lo sapevi che è possibile ritardare l’invio dei messaggi su Outlook? Questa opzione può essere utile in due casi: per rileggere tutte le email prima che vengano inviate o per fingere di essere ancora in ufficio.

Per posticipare l’invio di una singola email, dopo averla scritta, fai click sulla scheda Options e poi su Delay Delivery, dove troverai l’opzione Do not deliver before. È qui che potrai posticipare l’invio del messaggio da pochi minuti, a diverse ore fino addirittura a giorni.

Vuoi usare questo trucco per tutti i messaggi in uscita, per leggerli tutti prima di inviarli? Clicca su File e poi su Manage Rules & Alerts. Attiva il parametro Apply rule on messages I send Start from a blank rule, per impostare una nuova regola. Fai doppio click sul pulsante Next, e Yes. Spunta l’opzione Defer delivery by a number of minutes, seleziona a number of e imposta dopo quanti minuti desideri che le email siano inviate.

Outlook Delay delivery

Tenere sotto controllo la tua casella di posta ti aiuterà a essere più produttivo, ma anche meglio organizzato. Adesso non ti resta che utilizzare questa serie di otto trucchi di Outlook e adattarli alle tue esigenze.

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Articolo tradotto dal francese. Seguimi su Twitter: @bbrassart

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