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Trucchi e Consigli

RSVP. Cinque errori da evitare quando si scrive una mail

Laura Ceridono

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La posta elettronica è parte della nostra vita da più di un decennio ormai. Ma ripassare un po’ il galateo del buon amico di penna (virtuale) non fa mai male, no?

icona e-mail

1. Spezza la catena!

Sembra incredibile che nel 2011 ancora si debba parlare di catene di Sant’Antonio, ma evidentemente non tutti sanno resistere al fascino di frasi come “se invii questa mail ad almeno 20 persone in un minuto diventerai ricchissimo”.Capisco, la tentazione è forte ma evita, per favore. Non vuoi che i tuoi amici pensino di te che sei uno spammer da quattro soldi, no? Stesso discorso per le presentazioni in PowerPoint mandate a tutti i tuoi contatti, al grido di “fa morire dal ridere, guardala”. Non se ne può più. Se vuoi far fare quattro risate ad un tuo amico puoi sempre telefonargli e raccontargli una barzelletta.
Ma se proprio pensi che ci sia qualcosa di fondamentale che devi comunicare simultaneamente a 100 contatti almeno segui questi semplice regola: non mettere mai gli indirizzi e-mail in copia visibile! Le catene di Sant’Antonio (e compagnia bella) nascono proprio per essere inoltrate a più non posso. In questo modo girano per il mondo con migliaia di indirizzi e-mail attivi pronti a finire in pasto agli spammer. Se vuoi mandare una catena o un’altra mail collettiva inviala a te stesso e metti le persone a cui vuoi mandarla in “copia nascosta” (è chiamata generalmente Ccn o Bcc).

Se invece sei tu ad essere vittima di amici con tendenza patologica allo spamming, puoi provare a rieducarli in maniera anonima usando un’applicazione web dal nome parlante: HaiRottoLeBalle. È geniale!

2. Ma anche no

iphone pieno di e-mailRiceviamo tutti troppa posta. Ragion per cui è bene ridurre al minimo l’invio di e-mail. La regola è semplice: non scrivere messaggi che non servono. Se il destinatario della tua ultima mail ancora non ti ha risposto è inutile scrivere per chiedere come mai. Tranquillo, ha ricevuto la tua missiva ma evidentemente non ha avuto ancora il tempo di risponderti.
Stessa cosa per i ringraziamenti e i saluti. Hai già detto grazie e/o hai già salutato? Inutile ri-ringraziare di nuovo. I salamelecchi sono più divertenti dal vivo che per e-mail.

3. Falla breve! (ma scrivi come mangi)

Abbiamo già detto che riceviamo tutti troppa posta, e quindi per lo stesso motivo è importante anche cercare di essere concisi. Una e-mail chilometrica non solo intimidisce chi ti dovrà leggere ma è anche un’autocertificazione della tua assoluta incapacità di sintesi. Non proprio un bel biglietto da visita, no?
Essere concisi non significa però scrivere cose come: “Cm stai, tt ok? Io abb bene ma nt di ke”. Non stai scrivendo un sms, hai tutta la tastiera a disposizione per comporre un messaggio leggibile e gradevole. Risparmia un mal di testa a chi dovrà leggerti, usa l’italiano!

4. Potevamo stupirvi con effetti speciali e colori ultravivaci

sfondi incredimailMa non tutti possono ricevere e-mail in formato HTML. E, soprattutto, non tutti ne hanno voglia. Le e-mail animate (come quelle che si scrivono su  Incredimail) sono sempre più un ricordo dei ruggenti anni ’90. Ora si preferisce uno stile più sobrio e lineare. Se proprio devi farcire le e-mail di gif animate e caratteri fucsia dimensione 18, fallo con gli amici (che ti vogliono bene e sapranno perdonarti) ma evita di mandare messaggi di questo tipo in ambito lavorativo.

5. Shhh. Non c’è mica bisogno di urlare!

Sembrerebbe assurdo doverlo dire di nuovo, ma evidentemente non è ancora chiaro per tutti. NELLA RETE USARE LE MAIUSCOLE EQUIVALE A GRIDARE! Questo vale per e-mail, post su Facebook, tweet, messaggi nei forum e qualunque altro spazio on-line in cui si possa scrivere qualcosa. Sposta quel dito dal tasto Maiusc! Ma attenzione, usare invece le maiuscole quando serve (dopo il punto, per i nomi propri e così via) da alla tua e-mail un aspetto elegante e migliora di molto la leggibilità.

TUTTO CHIARO?

E a te, cosa da più fastidio leggendo una e-mail? Scrivici!

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